Битрикс24: инструкция для новичков

Битрикс24 — универсальная платформа для управления бизнес-процессами, организации совместной работы и автоматизации задач. Она используется компаниями разного масштаба — от стартапов до корпораций. В этом руководстве мы разберем, для чего нужен Битрикс24, как его внедрить в бизнес, с чего начать работу, как использовать основные функции, что такое экстранет.

Битрикс24 помогает решать задачи бизнеса благодаря следующим возможностям:

• CRM-система: управление клиентской базой, автоматизация продаж, аналитика.
• Организация работы команд: рабочие группы, общие календари, обсуждения, задачи.
• Управление проектами: планирование, контроль выполнения и анализ эффективности.
• Автоматизация процессов: обработка заявок, согласование документов, напоминания.
• Корпоративное общение: внутренний мессенджер, видеозвонки, социальная сеть.
• Работа с внешними пользователями через экстранет.

Таким образом, Битрикс24 упрощает управление компанией, улучшает взаимодействие сотрудников, повышает продуктивность.

1. Определение целей

Четко сформулируйте, какие задачи вы хотите решить с помощью Битрикс24. Например: уменьшить ручной труд в продажах, повысить прозрачность выполнения задач, упростить работу с удаленными командами.

2. Выбор подходящего тарифа

Битрикс24 предлагает несколько тарифных планов.

• Бесплатная версия (до 12 пользователей): подходит для небольших команд, но имеет ограничения на количество задач, сделок и другие функции.
• Платные версии: расширенные возможности для среднего и крупного бизнеса (например, управление доступами, интеграция с 1С).

3. Подготовка к внедрению

• Создайте учетную запись на bitrix24.ru;
• Определите ключевых пользователей системы, например администраторов или ответственных за CRM;
• Соберите текущие данные компании (структура, списки клиентов, задачи).

4. Обучение команды

Организуйте тренинги или предоставьте инструкции для сотрудников. На сайте Битрикс24 есть обучающие материалы и вебинары.

1. Регистрация

После регистрации на сайте создайте облачный аккаунт. Если вы выбираете локальную версию, потребуется установка на сервер.

2. Настройка рабочего пространства

На начальном этапе важно:

• Установить логотип, визуальную тему компании;
• Настроить структуру компании: создайте отделы, роли;
• Интегрировать почтовые сервисы, телефонные номера и другие инструменты.

3. Добавление сотрудников

Вы можете приглашать сотрудников через email или ссылки. Важно сразу настроить их права доступа.

1. Главная страница

Ваше рабочее пространство: уведомления, новостная лента компании, виджеты задач и сделок.

2. CRM (Управление клиентами)

Управляйте сделками и заявками, создавайте воронки продаж для отслеживания прогресса, ведите базу клиентов, отправляйте автоматические напоминания.

Пример: добавьте нового клиента, установите напоминание менеджеру о звонке, отправьте коммерческое предложение из системы.

3. Задачи и проекты

Создавайте задачи с дедлайнами, используйте Канбан-доски для управления проектами, отслеживайте прогресс с помощью диаграммы Ганта.

4. Рабочие группы

Это пространства для обсуждения и выполнения задач в рамках определенного проекта или отдела.

Пример: создайте группу «Рекламная кампания» с участниками из маркетинга и дизайна.

5. Чаты и звонки

Обсуждайте рабочие вопросы в чатах, проводите видеозвонки без установки дополнительного ПО.

6. Календарь

Планируйте встречи, задачи, события с привязкой к задачам и CRM.

1. Создание рабочих групп

Группы позволяют организовать работу команд. Чтобы создать группу:

1. Откройте раздел «Рабочие группы».
2. Нажмите «Создать».
3. Укажите название, описание, добавьте участников.

2. Приглашение сотрудников

Сотрудников можно пригласить через email или отправить ссылку на регистрацию. Это удобно при работе с удаленными командами.

3. Настройка доступа

Управляйте видимостью данных:

• Только для руководителей.
• Для всех сотрудников.
• Ограниченный доступ (например, для экстранет-пользователей).

1. Создание задачи

В разделе «Задачи» нажмите «Создать задачу», укажите название задачи, ответственного сотрудника, срок выполнения, добавьте вложения (например, шаблон документа).

2. Контроль выполнения

Отслеживайте статус задачи: «В работе», «Просрочено», «Завершено». Оставляйте комментарии для уточнений.

Экстранет — это отдельное пространство для взаимодействия с внешними пользователями, такими как подрядчики или клиенты. В отличие от сотрудников, они видят только определенные рабочие группы.

Как настроить экстранет:

1. В разделе «Рабочие группы» создайте новую группу и отметьте ее как экстранет.
2. Пригласите внешних участников через email.
3. Ограничьте доступ к внутренним данным компании.

Пример использования:

• Совместная работа с фрилансером по разработке сайта.
• Обсуждение проекта с подрядчиками.